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Frau mit roter humedica-Weste steht vor einem großen Karton mit der Aufschrift Ukraine, gefüllt mit kleineren Medikamentenpackungen

Sachspenden richtig abwickeln: So funktioniert die Proforma-Rechnung

Ob medizinisches Material, Hygieneartikel oder Schulbedarf – viele Unternehmen möchten durch Sachspenden wertvolle Hilfe leisten. Damit Ihre Waren sicher und transparent ankommen, erfolgt die Abwicklung bei humedica nach einem klaren Verfahren. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert.

So funktioniert die Sachspende mit humedica

1
Kontaktaufnahme
Sie möchten Sachgüter spenden? Nehmen Sie Kontakt zu unserem Team für Unternehmenskooperationen auf. Gemeinsam prüfen wir, ob die angebotenen Produkte zum aktuellen Bedarf passen.
2
Bedarfsprüfung
Wenn Ihre Spende einsatzfähig ist, geben wir Ihnen eine Rückmeldung zur Annahme und über die logistischen Details.
3
Proforma-Rechnung
Sie erstellen eine Proforma-Rechnung, in der die Spende transparent dokumentiert wird. Welche Formalitäten Sie hierbei beachten müssen, erfahren Sie weiter unten.
4
Wareneingang
Ihre Sachspende wird angenommen, geprüft und in unser Lager einsortiert oder direkt für den nächsten Hilfstransport vorbereitet.
5
Spendenbescheinigung
Auf Wunsch erhalten Sie eine Empfangsbestätigung oder Spendenbescheinigung. Grundlage hierfür ist die Proforma-Rechnung.
6
Berichterstattung
Wir zeigen, was Ihre Hilfe bewirkt: Auf Wunsch verfassen wir für Ihr Unternehmen einen kurzen Wirkbericht, z. B. zur Verwendung für Ihre Website oder interne Zwecke. Auch eine gegenseitige Berichterstattung (z. B. in Social Media Kanälen oder Newslettern) ist möglich.

Warum eine Proforma-Rechnung bei Sachspenden wichtig ist

Die Proforma-Rechnung ist ein formales Dokument, das den Wert Ihrer Sachspende beziffert – ohne Zahlungsaufforderung. Sie dient der internen Dokumentation, kann für steuerliche Zwecke, Zollabwicklung bei Auslandstransporten oder für die Ausstellung einer Spendenbescheinigung herangezogen werden.

Was gehört in die Proforma-Rechnung?

Bezeichnung der gespendeten Artikel (z. B. „OP-Masken“, „Schulrucksäcke“)
Stückzahl pro Artikel
geschätzter Warenwert (netto)
Angabe „Der Rechnungsbetrag wird mit der Ausstellung einer Sachspendenbescheinigung beglichen.“
Ihre Kontaktdaten und Anschrift
Lieferanschrift: humedica e. V., Goldstraße 8, 87600 Kaufbeuren
Datum und Unterschrift
pdf
Muster Proforma-Rechnung

Sie haben Fragen oder eine konkrete Sachspende anzubieten?

Unser Team für Unternehmenskooperationen beantwortet gerne Ihre Fragen. Gemeinsam bringen wir Hilfe dorthin, wo sie am dringendsten gebraucht wird.

Susanne Engelhart

Tel
+49 (0) 8341 966148-482
E-Mail
s.engelhart@humedica.org

Carina Freudig

Carina Freudig ist Ansprechpartnerin für Unternehmen bei humedica
Tel
+49 (0) 8341 966148-466
E-Mail
c.freudig@humedica.org
Spenden
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